Faut-il garder les anciennes versions du registre ?
Pour qui : Vous remplacez votre fichier de registre, ou vous passez à un logiciel, et vous hésitez : faut-il garder l’ancien, ou seulement la version à jour ?
Oui, gardez-les. Soyons précis sur le statut de cette réponse : ni l’article 30, ni la page de la CNIL sur le registre n’exigent de conserver les anciennes versions. La CNIL demande de porter toute modification au registre et décrit un document évolutif, sans parler de son historique.
Notre avis vient d’ailleurs : l’article 5 vous demande de pouvoir démontrer que vous respectez les principes. Une version datée à chaque revue, plus un journal d’une ligne par décision, vous aide à montrer ce que vous aviez décidé, pour un coût dérisoire.
Notre avis
Oui : gardez une version datée à chaque revue, avec un court journal de ce qui a changé et de qui l’a décidé. Il s’agit d’un avis assumé et non d’une obligation : aucun texte lu ne l’impose.
Pourquoi
- L’article 5 exige que le responsable du traitement soit en mesure de démontrer le respect des principes, et l’article 24 prévoit des mesures réexaminées et actualisées si nécessaire.
- Le registre dit ce qui est vrai aujourd’hui. Une réclamation peut porter sur ce qui était vrai il y a deux ans.
- Le geste ne coûte presque rien dans un fichier, et rien ne permet de retrouver plus tard une version écrasée.
Ce qui change le choix
Si votre logiciel garde l’historique par fiche et le restitue à l’export, inutile de tenir des copies en double : gardez seulement une archive au changement d’outil. Si un client, un audit ou un secteur vous fixe une exigence plus précise, c’est elle qui s’applique.
L’ordre à suivre
- Dans un fichier : un dossier de versions datées et un journal des changements.
- Avec un logiciel à historique : vérifiez qu’il sort à l’export avant de vous y fier.
- Au changement d’outil : archivez l’ancien fichier, même si tout a été repris.
Quand l’ancienne version vous sert
Exemple fictif : en mars 2028, une ancienne cliente conteste la conservation de ses données pendant l’année 2026. Votre registre à jour indique trois ans, décision prise fin 2027. Sans historique, vous ne pouvez rien dire de 2026. Avec la version de décembre 2026 et le journal, vous pouvez montrer la durée alors affichée, et la raison du changement.
Cette version montre ce que vous aviez décidé et écrit, sans prouver que vous l’avez appliqué. Une durée inscrite n’établit pas que la suppression a eu lieu : gardez cette réserve en tête quand vous la présentez.
Le dispositif minimal, sans logiciel
Une ancienne version peut contenir des noms de contacts et une description de vos mesures de sécurité : appliquez-lui les mêmes droits d’accès qu’au registre courant.
- Un dossier de versions, avec un fichier par revue. Nom du type « registre-2026-T4 ». Une copie par trimestre convient à un registre qui change. Si rien n’a bougé, ne créez pas de copie : écrivez « sans changement » au journal.
- Lecture seule après l’enregistrement. Une copie modifiable ne prouve rien sur sa date. Réservez l’écriture du dossier à une ou deux personnes.
- Un journal dans un onglet. Date, fiche, changement, qui a décidé, pourquoi. La ligne doit se comprendre sans vous dans trois ans.
- Une durée de garde que vous fixez vous-même. Aucun texte lu n’en fixe. Notre repère : toute la vie du traitement, plus la période pendant laquelle une contestation reste plausible chez vous, à valider avec votre conseil si l’enjeu est élevé.
Quand un logiciel a déjà un historique
Un historique consultable à l’écran ne vous dispense pas de vérifier trois points avant de vous en remettre à lui. Posez-les à l’éditeur et demandez à voir le résultat sur une fiche test.
| Question | Réponse utile | Réponse qui doit vous alerter |
|---|---|---|
| L’historique sort-il à l’export ? | Oui : ancienne et nouvelle valeur, date, auteur | Il reste visible uniquement dans l’application |
| Que devient-il à la fin du contrat ? | Export complet, inscrit au contrat, avec un délai | Réponse orale, sans document |
| Peut-on reconstituer le registre à une date passée ? | Démonstration faite sur vos fiches | Liste de modifications, à recouper à la main |
Au moment de quitter un fichier ou un outil
Archivez le dernier état de l’ancien support, avec sa date, avant toute reprise. Faites-le même si la reprise paraît complète : les durées, les notes et les annexes peuvent ne pas suivre. Ne détruisez pas l’ancien fichier en même temps que vous fermez le contrat.
Limites de cette page
Ni la durée de garde des versions, ni leur fréquence ne reposent sur un texte lu. La doctrine peut évoluer : un avis de la CNIL ou du CEPD sur ce point changerait cette page. Une exigence contractuelle ou sectorielle peut aller plus loin. Texte du RGPD lu dans la version publiée par la CNIL.
Prochaine action
Créez aujourd’hui un dossier de versions, déposez-y votre registre actuel daté et en lecture seule, ajoutez un onglet journal et prévoyez une copie à chaque trimestre. Si votre logiciel garde déjà l’historique, testez d’abord son export sur une fiche.
Preuves et sources
Lu le 5 novembre 2026 : les articles 5, 24 et 30 du RGPD dans le texte publié par la CNIL et la page CNIL sur le registre, datée du 13 avril 2018.
Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun outil n’a été testé. Notre méthode
Fait lu. L’article 5 du RGPD prévoit que le responsable du traitement est responsable du respect des principes et en mesure de le démontrer.
Portée : Article 5, paragraphe 2.
Réserve : Texte reproduit par la CNIL. N’impose pas d’archiver les versions du registre.
- CNIL : CHAPITRE II - Principes | CNIL Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.
Fait lu. L’article 24 du RGPD demande de mettre en œuvre des mesures appropriées, réexaminées et actualisées si nécessaire, pour s’assurer et pouvoir démontrer que le traitement respecte le règlement.
Portée : Article 24.
Réserve : Texte reproduit par la CNIL. Ne cite pas le registre ni ses versions.
- CNIL : CHAPITRE IV - Responsable du traitement et sous-traitant | CNIL Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.
Déclaration de l’éditeur. La page CNIL sur le registre présente celui-ci comme un document interne et évolutif et demande d’y porter toute modification ; elle ne mentionne aucune conservation des versions antérieures.
Portée : Page CNIL datée du 13 avril 2018.
Réserve : L’absence constatée vaut pour cette page et pour l’article 30 lus, sans valeur d’inexistence dans toute la doctrine.
- CNIL : Le registre des activités de traitement | CNIL 13 avril 2018. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre avis. Conserver une version datée à chaque revue et un journal des changements est un avis éditorial : aucun texte lu ne l’impose.
Portée : Registre du responsable de traitement.
Réserve : Une exigence d’un client, d’un audit ou d’un secteur peut aller plus loin.
- CNIL : CHAPITRE IV - Responsable du traitement et sous-traitant | CNIL Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.
- CNIL : CHAPITRE II - Principes | CNIL Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.
- CNIL : Le registre des activités de traitement | CNIL 13 avril 2018. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre calcul ou déduction. Une version datée du registre établit ce qui était écrit à une date donnée, et ne prouve pas à elle seule que la durée indiquée a été appliquée.
Portée : Déduction de l’obligation de démontrer.
Réserve : La force probante d’une pièce s’apprécie au cas par cas.
- CNIL : CHAPITRE II - Principes | CNIL Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.
Notre méthode. Le nom de fichier, la fréquence trimestrielle, le journal et le repère de durée de garde sont des méthodes proposées par cette page.
Portée : Tenue d’un dossier de versions.
Réserve : Sans valeur légale, à adapter au rythme de changement du registre.
Daté du 5 novembre 2026.