Passer du tableur au logiciel : que préparer ?
Pour qui : Vous avez décidé de quitter votre tableur pour un logiciel, ou vous êtes sur le point de signer. Il reste à préparer le fichier sans y passer des semaines pour rien, ni perdre ce qu’il contient.
Préparez trois choses, dans cet ordre : le gabarit d’import de l’éditeur, une copie datée de votre fichier, puis le nettoyage des doublons, des propriétaires et des dates. Un logiciel reprendra ce que vous lui donnerez, erreurs comprises.
Ne nettoyez pas avant d’avoir vu le gabarit : il dit ce qui sera repris et ce qui ne le sera pas. Si le fichier est très ancien et que les services ne s’y reconnaissent plus, repartir à vide peut aller plus vite. Gardez alors l’ancien fichier comme référence datée.
Notre avis
Demandez d’abord le gabarit d’import, puis nettoyez doublons, propriétaires et dates. Un fichier désordonné reste désordonné dans un logiciel. S’il est trop ancien pour qu’on s’y fie, repartez à vide.
Pourquoi
- La documentation de Dastra le montre : une valeur hors liste ne bloque pas l’import, elle est remplacée par la valeur par défaut de la colonne. L’erreur passe alors sans message bloquant.
- La même documentation indique que les champs hors modèle d’un classeur Excel complexe vont dans une description libre : vos rubriques ajoutées risquent de perdre leur structure.
- Les reprises se présentent très différemment selon les éditeurs : assistant en libre-service, reprise accompagnée, ou service payant sur fichiers conformes.
- Le modèle de la CNIL lu le 5 novembre 2026 propose encore le Privacy Shield, ancien cadre de transfert vers les États-Unis invalidé par la Cour de justice de l’Union le 16 juillet 2020 : corrigez ces mentions avant la reprise.
Ce qui change le choix
Sur dix fiches tirées au hasard, comparez avec le service concerné. Si plus de la moitié sont fausses, repartez à vide. Ce seuil est un repère de notre part, à adapter à la taille de votre registre.
L’ordre à suivre
- Obtenez le gabarit d’import, ou la liste des champs repris, avant tout nettoyage.
- Figez une copie datée du fichier.
- Nettoyez seulement ce qui passera, et marquez à part ce qui ne passera pas.
- Essayez trois fiches difficiles, puis reprenez le reste.
- Fichier trop ancien : repartez à vide, avec la copie comme référence.
Demandez ces réponses avant de toucher au fichier
Ces lignes présentent ce que chaque éditeur annonce. Rien n’a été essayé, et un autre éditeur peut répondre autrement.
| Éditeur | Ce qu’il annonce | À lui demander |
|---|---|---|
| Dastra | Assistant CSV ou Excel, modèle de fichier et colonnes attendues, méthode en sept étapes, classeur complexe en bêta | Que deviennent vos colonnes ajoutées ? Testez le mode de gestion des doublons. |
| Witik | Reprise accompagnée : analyse des exports, correspondance, import et contrôle | Prix et formats d’entrée, que nous n’avons pas trouvés en libre-service. |
| Leto | Analyse de vos fichiers Excel ou Word par son intelligence artificielle, puis import | Qui relit le résultat ? Sur quelles rubriques l’import échoue-t-il ? |
| Adequacy | Reprise depuis Excel ou un format structuré, incluse dans son offre de démarrage | Délai, relecture et ce que couvre « inclus ». |
| EQS Group | Service de migration acheté à part : le client fournit des fichiers Excel conformes aux spécifications, valide les correspondances et teste | Prix et spécifications avant la commande. |
Le nettoyage qui compte, le reste peut attendre
Corrigez dans cet ordre, et arrêtez-vous dès que le gabarit ne reprend pas une rubrique.
- Copie datée en lecture seule du fichier, avec tous ses onglets. Notre avis : aucun texte lu ne l’impose. Elle vous permet de répondre à une question sur l’état passé.
- Une seule orthographe par prestataire et par catégorie. Chez Dastra, la correspondance exige une valeur strictement identique, majuscules comprises. Une variante crée un doublon.
- Un nom de ligne par objectif, sans nom de logiciel. La CNIL identifie les traitements par finalité, car un même logiciel peut en servir plusieurs.
- Un propriétaire métier et une date de revue par fiche. Vérifiez que le gabarit peut les recevoir. Sinon, prévoyez leur saisie après la reprise.
- Les rubriques de l’article 30 complètes, sans cases vides masquées. Finalités, catégories de personnes et de données, destinataires, transferts, durées si possible, mesures de sécurité si possible, selon le texte.
- Les transferts revus. Cherchez « Privacy shield » dans vos fiches. Si vous avez utilisé le modèle de la CNIL, corrigez ces mentions et les pays avant de reprendre.
Essayez trois fiches difficiles, jamais les plus simples
Prenez la fiche la plus longue, celle qui porte plusieurs destinataires et transferts, et une fiche avec une colonne que vous avez ajoutée. Importez-les, puis comparez champ par champ. Regardez en particulier les valeurs de liste : une valeur remplacée par le réglage par défaut se repère seulement en relisant.
Si l’éditeur assure lui-même la reprise, demandez-lui le même essai avant la livraison complète. Pendant la bascule, gardez un seul endroit où l’on écrit : à partir d’une date annoncée aux services, le tableur passe en lecture seule. La CNIL demande de porter au registre toute modification, et une double saisie finit par en perdre.
Si vous repartez à vide
Rouvrez les traitements avec les services, à partir de vos objectifs, et utilisez la copie datée comme aide-mémoire. Ne supprimez pas ce fichier le jour de la bascule. Il contient des noms de contacts : gardez-le à part, avec un accès restreint, et fixez une durée. La CNIL décrit cette logique de séparation pour l’archivage intermédiaire, et nous vous conseillons de l’appliquer ici. Le choix de la durée vous revient.
Limites de cette page
Aucun import réalisé, aucun devis demandé. Les informations sur les reprises sont celles des éditeurs. Le seuil de dix fiches est un repère éditorial. Si votre fichier comporte aussi un registre de sous-traitant, vérifiez que l’outil l’organise par client : nous ne l’avons pas contrôlé chez chaque éditeur.
Prochaine action
Avant de nettoyer quoi que ce soit, demandez le gabarit d’import à l’éditeur retenu et comparez-le à vos colonnes. Faites la copie datée le même jour, puis tirez dix fiches au hasard pour décider entre reprise et repartir à vide.
Preuves et sources
Lu le 5 novembre 2026 : les guides d’import et d’export de Dastra, les pages de reprise de Witik, Leto et Adequacy, le descriptif de migration d’EQS Group, le modèle de registre de la CNIL, sa page sur le registre et l’article 30 du RGPD dans le texte publié par la CNIL.
Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun outil n’a été testé. Notre méthode
Déclaration de l’éditeur. La documentation de Dastra indique qu’une valeur qui ne correspond à aucun choix possible ne bloque pas l’import et est remplacée par la valeur par défaut de la colonne.
Portée : Import CSV ou Excel documenté par l’éditeur.
Réserve : Aucun import réalisé.
- Dastra SAS : Importer vos données (Excel, Csv) | DASTRA date non relevée. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. La documentation de Dastra indique que, pour un classeur Excel complexe en bêta, les données des champs hors modèle sont placées dans les champs de description HTML et qu’aucune unité organisationnelle n’est créée.
Portée : Import de classeur complexe.
Réserve : Fonction en bêta à la lecture.
- Dastra SAS : Exporter / importer le registre | DASTRA date non relevée. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Chez Dastra, le mode par défaut crée un enregistrement par ligne, y compris si un enregistrement identique existe, et la correspondance en mode de fusion ou de préservation exige une valeur strictement identique, majuscules comprises.
Portée : Gestion des conflits documentée.
Réserve : Aucun import réalisé.
- Dastra SAS : Importer vos données (Excel, Csv) | DASTRA date non relevée. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Witik annonce une reprise accompagnée, avec analyse des exports, correspondance automatisée et import contrôlé.
Portée : Page de migration de Witik.
Réserve : Prix et formats libres non trouvés.
- Witik SAS : Changez d'outil RGPD sans stress avec Witik date non relevée. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Déclaration de l’éditeur. Leto annonce que son intelligence artificielle analyse les fichiers Excel ou Word et importe les traitements, et Adequacy annonce une reprise depuis Excel, un logiciel précédent ou un format structuré, incluse dans son offre de démarrage.
Portée : Pages des éditeurs.
Réserve : Non vérifié.
- Ragnar Soft SAS (Leto) : Registre des traitements de données personnelles date non relevée. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
- Infhotep (Adequacy) : Logiciel de registre des traitements RGPD date non relevée. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Fait lu. Le descriptif de services d’EQS Privacy Cockpit prévoit une migration de données achetée à part, le client fournissant ses données dans le format spécifié et validant la correspondance et les tests.
Portée : Description de services datée d’août 2026 d’après le nom du fichier.
Réserve : Prix non trouvé.
- EQS Group : EQS Description of Services: EQS Privacy Cockpit, Quick Start Implementation fichier daté 260805. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. Selon la CNIL, le registre s’identifie par finalité et non par logiciel, et toute modification apportée aux conditions d’un traitement doit y être portée.
Portée : Page CNIL datée du 13 avril 2018.
Réserve : Doctrine de la CNIL.
- CNIL : Le registre des activités de traitement | CNIL page datée du 13 avril 2018. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- CNIL : Le registre des activités de traitement | CNIL Page datée du 13 avril 2018. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Fait lu. L’article 30 du RGPD liste notamment les finalités, les catégories de personnes et de données, les destinataires, les transferts et, dans la mesure du possible, les délais d’effacement et une description générale des mesures de sécurité.
Portée : Article 30, paragraphe 1, en vigueur au 5 novembre 2026.
Réserve : Registre du responsable du traitement. Texte publié par la CNIL.
- CNIL : CHAPITRE IV - Responsable du traitement et sous-traitant | CNIL texte du RGPD publié par la CNIL, sans date de consolidation relevée. Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.
Fait lu. Le modèle de registre de la CNIL téléchargé le 5 novembre 2026 propose « Privacy shield » parmi les garanties ; la CNIL indique que la Cour de justice de l’Union a invalidé ce régime de transferts vers les États-Unis par un arrêt du 16 juillet 2020.
Portée : Listes de l’onglet 5 du fichier ODS.
Réserve : Une copie personnelle a pu être modifiée.
- CNIL : Modèle de registre simplifié (registre-traitement-simplifie.ods) Métadonnée dc:date du fichier : 18 février 2020. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- CNIL : Transférer des données hors de l'UE date non trouvée sur les pages lues le 5 novembre 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre avis. Aucune page lue n’impose d’archiver les versions du registre : la copie datée est notre avis, et la séparation avec accès restreint reprend pour cette copie la logique que la CNIL décrit pour l’archivage intermédiaire.
Portée : Ancien fichier de registre.
Réserve : La durée reste à fixer par l’organisme.
- CNIL : Le registre des activités de traitement | CNIL page datée du 13 avril 2018. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- CNIL : Les durées de conservation des données | CNIL page datée du 02 avril 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre méthode. Le tirage de dix fiches, le seuil de la moitié et l’essai sur trois fiches difficiles sont des repères de méthode, sans valeur légale.
Portée : Préparation d’une reprise.
Réserve : À adapter à la taille du registre.
Daté du 5 novembre 2026.