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Quel logiciel RGPD

Comment faire appliquer les durées de conservation ?

Pour qui : Vous êtes délégué ou référent. Le tableau des durées existe et les données restent en place. Vous cherchez à obtenir de vraies suppressions, sans disposer de droits sur les applications.

Reliez chaque durée à une application, à la personne qui peut y supprimer, et à une preuve de suppression. Commencez par un seul traitement et faites réaliser une vraie purge. Le tableau des durées, à lui seul, ne change rien aux données stockées.

Le guide de la CNIL recommande une purge automatique et sélective, et une vérification de l’effectivité de la suppression. Un logiciel de registre rappelle la durée ; il n’agit dans vos applications que s’il dispose d’une intégration prévue pour cela. Vérifiez-le avant d’y compter.

Notre avis

Choisissez un traitement ce trimestre et faites réaliser une purge réelle, avec la preuve. Ensuite seulement, généralisez. Un logiciel de registre rappelle une durée, et la suppression reste à exécuter dans l’application métier.

Pourquoi

  • Le guide de la CNIL recommande de prévoir dès la conception une procédure de purge automatique et sélective, et conseille de vérifier l’effectivité de la suppression par des audits réguliers.
  • Il cite un effacement manuel à périodicité variable comme exemple d’absence de mécanisme de purge. Une opération ponctuelle ne suffit donc pas à régler le sujet.
  • Dans ce que nous avons lu le 5 novembre 2026, nous n’avons pas trouvé de plateforme de registre française annonçant qu’elle supprime des données dans vos applications. Demandez-le si ce besoin compte.

Ce qui change le choix

Quand les données se répartissent dans de nombreux systèmes, un outil d’exécution peut se justifier. Microsoft Purview annonce des révisions avant destruction et une preuve de mise au rebut, Exterro une conservation automatisée. Ces déclarations portent sur leur environnement : vérifiez la liste réelle des systèmes couverts.

L’ordre à suivre

  1. Un traitement, une application, une purge réelle, une preuve.
  2. Purge automatique et sélective lorsque l’application le permet.
  3. Instruction écrite aux prestataires qui détiennent les données.
  4. Contrôle périodique par échantillon.
  5. Outil d’exécution seulement si de nombreux systèmes rendent le reste intenable.

De la durée à la suppression, en cinq gestes

Cette procédure est notre méthode. Elle s’applique sans logiciel de conformité.

  1. Choisissez un traitement où l’excès se voit : ancien fichier de contacts, boîte partagée, CV. Le guide cite l’ancienne base conservée en l’état comme exemple de durée excessive.
  2. Listez où vivent les données : application, exports, boîtes partagées, prestataire, sauvegardes. Nous n’avons lu aucune règle sur les sauvegardes dans le guide : écrivez votre décision pour elles.
  3. Nommez la personne qui exécute et celle qui valide, puis écrivez la requête : quelles données, quelle date de référence. Le tri se fait selon ce que le traitement exige, et les données à archiver sont mises à part.
  4. Exécutez, puis gardez la preuve : nombre de lignes avant et après, date, exécutant. Guide, point 2.5 : vérifier l’effectivité de la suppression. Évitez de conserver les données supprimées dans la preuve.
  5. Programmez la répétition : automatique si l’application le permet, sinon à date fixe et tenue. Guide, points 2.5 et 2.8.

Exemple fictif : le premier pointage

Exemple fictif : un CRM compte 12 400 fiches de contacts, et 3 100 dépassent la durée fixée dans votre tableau. Cela représente 25 % du fichier. Avant suppression, le service commercial vérifie les 3 100 fiches sur un échantillon, écarte celles qui sont liées à un contrat en cours, puis l’administrateur lance la suppression. La preuve tient en une ligne : date, critère, nombre avant, nombre après, exécutant. La fiche du traitement renvoie à cette ligne, et la prochaine purge est datée.

Les données chez vos prestataires

Le guide de la CNIL indique que vous communiquez à votre sous-traitant les durées à appliquer, et qu’il doit les respecter selon vos instructions. Ces instructions écrites font partie de la documentation qu’il recommande de regrouper. Notre conseil : demandez au prestataire comment il supprime, dans quel délai, et ce qu’il peut vous remettre comme attestation. À la fin du contrat, la question se pose différemment : voyez la page sur la sortie du prestataire.

Ce qu’un outil fait, et ce qu’il faut lui demander

Un connecteur peut servir à importer des informations sans rien supprimer : Legiscope parle de « connecteurs d’ingestion » sur sa grille. Dastra annonce des API et connecteurs natifs, sans préciser dans ce que nous avons lu qu’ils exécutent une suppression. Posez trois questions écrites : quels systèmes sont couverts ? L’outil supprime-t-il, ou crée-t-il une tâche à une personne ? Quelle trace garde-t-il de la suppression ? Aucun outil n’a été essayé pour cette page.

Le sujet figure dans l’activité de la CNIL

Le guide de 2020 cite parmi les manquements les plus fréquents l’absence de durée définie, les durées excessives et l’absence de mécanisme de purge. Le bilan du 9 février 2026 indique que plusieurs des 143 mises en demeure adressées en 2025 concernaient le secteur de l’aide sociale à l’enfance, notamment pour l’absence de politique rigoureuse de conservation des dossiers de mineurs. Cela ne dit rien de la fréquence dans d’autres secteurs.

Limites de cette page

Le guide date de juillet 2020 et ne traite pas des sauvegardes dans les passages lus. Une suppression touche aussi aux archives publiques, soumises à une autorisation d’élimination : si vous êtes un organisme public, suivez cette voie. Nous n’avons pas évalué les outils d’exécution cités. Vérifiez qu’aucune obligation de conservation ou action en justice n’interdit la suppression prévue.

Prochaine action

Choisissez un traitement et faites réaliser une purge, avec la preuve en une ligne. Si un éditeur annonce des connecteurs, demandez par écrit lesquels suppriment réellement, sur quels systèmes et avec quelle trace.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : le guide pratique CNIL des durées de conservation, version de juillet 2020, points 1.7, 2.3, 2.5 et 2.8 ; le bilan des sanctions 2025 de la CNIL, daté du 9 février 2026 ; les pages Microsoft Purview et Exterro ; les pages de tarifs ou de produits de Legiscope et de Dastra.

Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun outil n’a été testé. Notre méthode

  • Déclaration de l’éditeur. Le guide de la CNIL recommande de prévoir, dès la conception, une procédure de purge automatique et sélective, et indique que des audits réguliers et la vérification de l’effectivité de la suppression contribuent à la conformité.

    Portée : Point 2.5, version de juillet 2020. Purge soumise à autorisation d’élimination pour les archives publiques.

    Réserve : Guide de 2020.

  • Déclaration de l’éditeur. Le guide de la CNIL cite parmi les manquements les plus fréquents lors de ses contrôles l’absence de définition d’une durée, les durées excessives et l’absence de mécanisme de purge, par exemple un effacement manuel à périodicité variable.

    Portée : Point 2.8, version de juillet 2020.

    Réserve : Constat de 2020, sans chiffres.

  • Déclaration de l’éditeur. Selon le guide, le responsable communique au sous-traitant les durées à appliquer et le sous-traitant doit les respecter sur ses instructions, et ces instructions écrites font partie de la documentation à regrouper.

    Portée : Points 1.7 et 2.3.

    Réserve : Guide de 2020.

  • Fait lu. Le bilan de la CNIL du 9 février 2026 indique 143 mises en demeure en 2025, dont plusieurs concernant le secteur de l’aide sociale à l’enfance, notamment pour l’absence de politique rigoureuse de conservation des dossiers des mineurs.

    Portée : Mises en demeure de l’année 2025, autorité CNIL. Aucun montant : ce ne sont pas des amendes.

    Réserve : Sans généralisation à d’autres secteurs.

  • Déclaration de l’éditeur. La page Microsoft Purview annonce des révisions avant destruction et une preuve de mise au rebut, et le site d’Exterro annonce une conservation automatisée et une élimination défendable.

    Portée : Pages des éditeurs.

    Réserve : Non essayé. Systèmes couverts à vérifier.

  • Notre calcul ou déduction. La grille de Legiscope mentionne des connecteurs d’ingestion, et Dastra annonce des API et connecteurs natifs ; dans ce que nous avons lu, aucune de ces pages n’indique une suppression exécutée dans les applications du client.

    Portée : Pages lues le 5 novembre 2026.

    Réserve : Absence dans notre lecture. Leur documentation complète n’a pas été lue.

  • Notre calcul ou déduction. Un logiciel de registre décrit les durées et peut les rappeler ; sans intégration prévue pour cela, il n’exécute pas de suppression dans les applications métier.

    Portée : Déduction de la nature d’un registre.

    Réserve : Aucun logiciel n’a été essayé.

  • Notre méthode. Les cinq gestes et l’exemple du CRM (3 100 fiches sur 12 400, soit 25 %) sont une méthode et un exemple fictif proposés par cette page.

    Portée : Exécution des durées. Calcul refait : 3 100 divisé par 12 400 égale 0,25.

    Réserve : Le contrôle préalable dépend des contraintes du service et du droit applicable.

    Daté du 5 novembre 2026.