Comment fixer vos durées de conservation ?
Pour qui : Vous découvrez que votre organisation garde tout, ou que le registre porte une durée copiée partout. Il faut fixer des durées sans bloquer les services, ni passer des mois sur chaque fichier.
Fixez une durée par traitement et par phase. Un texte impose parfois la durée : appliquez-le aux données qu’il vise. Sinon, partez d’un référentiel de la CNIL s’il couvre votre traitement. À défaut, déduisez-la de la finalité, c’est-à-dire de l’objectif du fichier.
La CNIL distingue trois phases : base active, archivage intermédiaire et archivage définitif. Les deux dernières ne sont pas systématiques, et la troisième concerne seulement les archives d’intérêt public selon son guide. Pour une entreprise ordinaire, le schéma courant se résume à base active, archivage si justifié, puis suppression ou anonymisation.
Notre avis
Ne cherchez pas une durée unique. Pour chaque traitement, remplissez une ligne : base active, archivage éventuel avec sa raison, sortie. Partez d’un texte ou d’un référentiel quand il existe, et écrivez votre raison quand il n’en existe pas.
Pourquoi
- L’article 5 limite la conservation à ce qui est nécessaire aux finalités. Le texte ne donne aucune durée : la décision vous revient.
- Le référentiel se discute. Une durée recommandée sert de repère, et son application vaut présomption de conformité selon la CNIL. Vous pouvez vous en écarter en documentant votre choix.
- L’archivage doit répondre à un objectif précis, identifié en amont. Le guide de la CNIL écrit qu’on ne peut pas archiver « au cas où ».
Ce qui change le choix
Une obligation légale plus longue vaut pour les données qu’elle vise, en archivage séparé. Si votre secteur a un texte propre ou si vous exercez dans plusieurs pays, vérifiez ces règles : les référentiels ne couvrent que le droit national.
L’ordre à suivre
- Un texte impose une durée : appliquez-la, pour les seules données qu’il vise.
- Un référentiel de la CNIL couvre le traitement : partez-en, et documentez tout écart.
- Aucun des deux : déduisez la durée de la finalité, avec la grille de la CNIL.
Les phases et ce qu’elles imposent
Ce tableau résume la page et le guide de la CNIL. Le passage en archivage intermédiaire demande un tri et une séparation réelle.
| Phase | Objet | Condition |
|---|---|---|
| Base active | Durée nécessaire à l’objectif du traitement, accès pour les services qui s’en servent. | Toujours à déterminer. |
| Archivage intermédiaire | Intérêt administratif, contentieux, obligation légale. Consultation ponctuelle et motivée. | Objectif identifié, tri des données, séparation physique ou logique, personnes habilitées. |
| Archivage définitif | Conservation sans limite de durée. | Fins archivistiques dans l’intérêt public, selon le guide. |
| Sortie | Suppression ou anonymisation. | À la fin de la phase précédente ; le guide rappelle de vérifier qu’aucune réidentification n’est possible. |
L’ordre des sources pour trouver la durée
Vérifiez la date de mise à jour de chaque référentiel avant de le citer. La CNIL en publie pour la santé hors recherche, la recherche en santé, le social et médico-social, les ressources humaines. Ils ne listent que les traitements les plus fréquents et le droit français.
- Cherchez un texte qui impose la durée, et lisez ce qu’il vise : durée minimale ou maximale, données exactes. Guide CNIL, grille d’analyse, point 2.9.
- Regardez le référentiel de votre secteur et notez si la durée est obligatoire ou recommandée. Page CNIL du 2 avril 2026.
- Sans texte ni référentiel, répondez : jusqu’à quand ai-je besoin des données pour l’objectif fixé ? Questions proposées par la CNIL.
- Pour l’archivage, nommez l’obligation ou le contentieux visé et la durée correspondante. Guide CNIL, point 2.6.
- Écrivez la raison, reportez la durée au registre et dans les mentions d’information. RGPD, article 30 et article 13 ; guide CNIL, points 2.3 et 2.4.
Trois exemples lus à la CNIL, et un écart à connaître
La page de la CNIL donne ces repères : données de facturation conservées dix ans en application du code de commerce, double du bulletin de paie conservé cinq ans selon l’article L. 3243-4 du code du travail. Nous n’avons pas relu ces codes.
Pour un candidat non retenu, deux lectures se croisent. La page générale cite deux ans au maximum en base active. Le référentiel RH de 2026 distingue la durée de la procédure jusqu’au résultat, une CV-thèque possible jusqu’à deux ans après le dernier contact, à titre de recommandation, et cinq ans d’archivage à des fins probatoires à compter du poste pourvu. Pour un traitement RH, suivez le référentiel, plus précis.
Exemple fictif : une ligne remplie
Exemple fictif : fichier des clients d’un artisan. Hypothèse : l’artisan ne prospecte pas ses anciens clients. Base active : durée de la relation commerciale. Archivage : uniquement les pièces de facturation, séparées, dix ans selon l’exemple de la CNIL. Sortie : suppression du reste à la fin de la relation, à une date écrite. S’il prospectait, il ajouterait une durée propre à cette finalité, à justifier. Une même donnée peut relever de durées distinctes si elle sert à deux traitements.
Limites de cette page
Le guide pratique date de juillet 2020 : la page de la CNIL et les référentiels datés priment sur lui. Les codes cités n’ont pas été relus en texte propre. Un secteur réglementé peut imposer d’autres durées. En cas de contentieux probable ou d’obligation sectorielle, faites valider vos durées par un conseil.
Prochaine action
Choisissez un traitement et remplissez les trois colonnes : base active, archivage avec sa raison, sortie. Si un texte impose une durée plus longue, notez précisément quelles données elle vise.
Preuves et sources
Lu le 5 novembre 2026 : l’article 5 du RGPD dans le texte publié par la CNIL ; la page CNIL sur les durées de conservation, datée du 2 avril 2026 ; le guide pratique CNIL et Archives de France, version de juillet 2020 ; le référentiel CNIL de durées pour les ressources humaines, publié le 2 avril 2026 et mis à jour le 20 mai 2026.
Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun outil n’a été testé. Notre méthode
Fait lu. Les données sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités, avec une exception pour les fins archivistiques dans l’intérêt public, de recherche ou statistiques sous mesures appropriées.
Portée : RGPD, article 5, paragraphe 1, point e.
Réserve : Texte reproduit par la CNIL. Aucun chiffre dans le texte.
- CNIL : CHAPITRE II - Principes | CNIL Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.
Déclaration de l’éditeur. La CNIL distingue la conservation en base active, l’archivage intermédiaire avec séparation physique ou logique, et l’archivage définitif, et précise que les deux dernières étapes ne sont pas systématiquement mises en place.
Portée : Page du 2 avril 2026.
Réserve : Doctrine de la CNIL.
- CNIL : Les durées de conservation des données | CNIL 2 avril 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. Le guide de la CNIL indique que l’archivage définitif concerne uniquement les traitements à des fins archivistiques dans l’intérêt public, qu’il n’est pas possible d’archiver des données « au cas où », et qu’à la sortie les données sont supprimées ou anonymisées.
Portée : Guide de juillet 2020, points 1.3 à 1.6 et 2.6.
Réserve : Guide antérieur à la page de 2026, qui ne le contredit pas sur ce point dans sa rédaction lue.
- CNIL et Service interministériel des archives de France : Guide pratique. Les durées de conservation Version juillet 2020. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. Selon la CNIL, les durées des référentiels sont soit obligatoires, car imposées par un texte, soit recommandées et constituent alors un repère dont le responsable peut s’éloigner en documentant son choix, l’application des durées recommandées constituant une présomption de conformité.
Portée : Page du 2 avril 2026.
Réserve : Référentiels non exhaustifs, limités au droit national.
- CNIL : Les durées de conservation des données | CNIL 2 avril 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. La page de la CNIL cite la conservation des données de facturation pendant dix ans en application du code de commerce et celle du double du bulletin de paie pendant cinq ans selon l’article L. 3243-4 du code du travail.
Portée : Page du 2 avril 2026.
Réserve : Exemples repris de la CNIL, codes non relus.
- CNIL : Les durées de conservation des données | CNIL 2 avril 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. La page de la CNIL cite deux ans au maximum en base active pour un candidat non retenu, tandis que le référentiel RH distingue la procédure jusqu’au résultat, une CV-thèque jusqu’à deux ans après le dernier contact à titre de recommandation, et cinq ans à des fins probatoires à compter du poste pourvu, au titre de l’article L. 1134-5 du code du travail.
Portée : Page du 2 avril 2026 et référentiel RH, lignes de janvier 2026 dans le document.
Réserve : Mise en page dense du PDF : à revérifier avant application. Code du travail non relu.
- CNIL : Les durées de conservation des données | CNIL 2 avril 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- CNIL : Référentiel. Les durées de conservation des données à caractère personnel. Gestion des ressources humaines Publié le 2 avril 2026, mis à jour le 20 mai 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. Selon la CNIL, une même donnée utilisée dans deux traitements distincts peut être soumise à des durées différentes.
Portée : Page du 2 avril 2026.
Réserve : Doctrine de la CNIL.
- CNIL : Les durées de conservation des données | CNIL 2 avril 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. Le guide de la CNIL indique que les durées se communiquent par les mentions d’information, en distinguant les phases, et qu’à défaut de chiffre on en donne les modalités de calcul.
Portée : Point 2.4.
Réserve : Guide de 2020.
- CNIL et Service interministériel des archives de France : Guide pratique. Les durées de conservation Version juillet 2020. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre méthode. Nos conseils d’ordre des sources et l’exemple fictif de l’artisan sont une méthode et une illustration de cette page ; ils ne fixent aucune durée de référence.
Portée : Préparation d’un tableau de durées.
Réserve : À adapter au traitement.
Daté du 5 novembre 2026.