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Quel logiciel RGPD

Combien de temps garder les données RH ?

Pour qui : Vous devez remplir la colonne des durées de vos fiches RH, ou répondre à un candidat qui demande pourquoi vous gardez encore son CV. Vous voulez un tableau et savoir ce qui est imposé.

Prenez le référentiel de la CNIL mis à jour le 20 mai 2026 : il donne, donnée par donnée, la durée en base active, la durée d’archivage et le statut de chaque durée. Une durée en obligation s’applique. Une durée recommandée sert de repère, que vous pouvez adapter en justifiant votre choix.

Pour un candidat non retenu, il n’existe pas de durée unique. Le dossier reste en base active jusqu’au résultat. Il peut ensuite être archivé cinq ans pour la preuve en cas d’action en discrimination, une durée que le référentiel classe en obligation. Une CV-thèque suit une autre règle de deux ans. Aucun logiciel n’est nécessaire pour tenir ce tableau.

Notre avis

Copiez le référentiel dans votre registre, en gardant une colonne obligation ou recommandation. Pour le candidat non retenu, refusez la réponse unique : dossier, CV-thèque et archivage de preuve ont chacun leur durée.

Pourquoi

  • La séparation entre obligation et recommandation vous dit où vous avez une marge de décision.
  • La durée en base active et la durée d’archivage ne répondent pas à la même question : qui a encore accès à la donnée au quotidien.
  • La fiche générale de la CNIL et le référentiel ne disent pas la même chose du candidat non retenu. Le référentiel est le texte spécialisé, et ses lignes sur le recrutement ont été revues le 29 janvier 2026.

Ce qui change le choix

Un contentieux ou un texte sectoriel : le tableau cède alors devant ce cas précis. Une demande d’effacement ou d’opposition peut écourter une durée recommandée, sans écarter une durée imposée par un texte ni la preuve d’un litige : regardez le statut de la ligne avant de répondre.

Le tableau à reprendre dans votre registre

Extrait du référentiel, qui compte treize pages. Le statut est celui qu’il indique. L’archivage intermédiaire n’a lieu que s’il répond à une obligation, comme pour le bulletin de paie, ou à un besoin de preuve que vous savez justifier. Il impose alors une séparation physique ou logique de la base active.

Durées RH selon le référentiel de la CNIL
DonnéeBase activeArchivage intermédiaireStatut et texte cité
Candidat retenu, jusqu’à la signatureJusqu’au résultat de la candidatureAucun : les données passent en gestion du personnelRecommandation
Candidat non retenuJusqu’au résultat de la candidature5 ans après la date où le poste a été pourvu, pour la preuve en cas d’action en discriminationObligation, L. 1134-5 du code du travail
CV-thèque, sauf opposition du candidat ou pour ceux qui y ont consenti2 ans au plus après le dernier contact5 ans après la date où le poste a été pourvu, pour la même preuveRecommandation
Dossier professionnelDurée de la relation de travail, sauf texte contraireSi obligation ou besoin de preuve, dans la limite de la prescriptionRecommandation
Registre unique du personnel, mentionsPrésence dans les effectifs5 ans après le départObligation, R. 1221-26
Bulletin de paie1 mois après transmission5 ans. S’il est électronique, disponibilité 50 ans ou jusqu’à l’âge de la retraite plus 6 ans. Actions en paiement des salaires : 3 ans.Obligation, L. 3243-4 et D. 3243-8
Déclaration sociale nominative, assiette des cotisationsLe temps de la déclaration ou du calcul6 ans après l’établissement ou la réception des élémentsObligation, L. 243-16 du code de la sécurité sociale
Récapitulatif du temps de travailJusqu’au bulletin de la période1 an ou la période de référence. Salariés au forfait : 3 ans.Obligation, D. 3171-16 et L. 3245-1
Journaux de badges, hors biométrie3 mois5 ans s’ils servent au suivi du temps de travailRecommandation
Images de vidéosurveillance1 mois au plus. La CNIL note que quelques jours suffisent en règle générale.Extraction seulement si une procédure disciplinaire ou pénale est engagéeObligation, article 5 du RGPD ; L. 252-5 du code de la sécurité intérieure par analogie
Dossier disciplinaire ou prud’homalLe temps du litigeJusqu’à épuisement des voies de recoursObligation, droits de la défense

Candidat non retenu : pourquoi vous lirez deux réponses

La fiche générale de la CNIL écrit qu’un candidat non retenu reste au plus deux ans en base active, sauf s’il demande l’effacement. Le référentiel limite la base active au résultat de la candidature et réserve les deux ans à la CV-thèque. Sa page de 2023 sur le recrutement rattache aussi ces deux ans à une base de candidats, à condition d’en informer la personne.

Notre lecture : suivez le référentiel. Si vous gardez un CV pour un futur poste, vous constituez une CV-thèque, avec un point de départ au dernier contact. Si vous ne le gardez que pour vous défendre, isolez-le et réservez l’accès à quelques personnes habilitées. Si vous faites les deux, tenez deux emplacements et informez la personne de la CV-thèque.

Une durée écrite ne supprime rien

Ajoutez à chaque ligne un responsable et un geste : qui purge, ou qui déplace vers l’archive, et à quelle date. Testez le geste sur un dossier réel avant de remplir tout le tableau. Votre outil RH peut purger seul ou non : demandez-le à son éditeur, sans supposer.

Limites de cette page

Le tableau est un extrait lu par extraction du texte d’un document à la mise en page dense : contrôlez chaque ligne sur le document de la CNIL avant de la copier. Le code du travail n’a pas été relu en source propre, et la fiche détaillée du guide de recrutement non plus. Le dossier individuel des agents publics n’est pas couvert, et d’autres codes peuvent s’appliquer selon le secteur. Un contentieux en cours se traite avec votre conseil.

Prochaine action

Copiez les lignes qui vous concernent dans votre registre, avec une colonne obligation ou recommandation et une colonne responsable de la purge. Cherchez ensuite les CV de candidats non retenus dans votre messagerie et votre outil de recrutement, et classez-les dans l’un des trois cas.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : le référentiel CNIL des durées de conservation pour la gestion des ressources humaines (publié le 2 avril 2026, mis à jour le 20 mai 2026), la fiche générale de la CNIL sur les durées (2 avril 2026) et sa page sur le recrutement dans les TPE et PME (30 janvier 2023).

Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun outil n’a été testé. Notre méthode

  • Fait lu. Le référentiel CNIL des durées RH, publié le 2 avril 2026 et mis à jour le 20 mai 2026, distingue les durées obligatoires imposées par la réglementation et les durées recommandées, qui ne revêtent pas de caractère obligatoire.

    Portée : Acteurs traitant des données de travailleurs.

    Réserve : Dossier individuel des agents publics non couvert ; dispositions sectorielles possibles.

  • Fait lu. Pour un candidat non retenu, le référentiel prévoit une conservation en base active le temps de la procédure jusqu’au résultat, puis un archivage de 5 ans à compter de la date où le poste a été pourvu, à des fins probatoires pour d’éventuelles actions en discrimination, en citant l’article L. 1134-5 du code du travail classé en obligation.

    Portée : Page Recrutement du référentiel, ligne mise à jour le 29 janvier 2026.

    Réserve : Article du code du travail non relu en source propre.

  • Fait lu. Pour une CV-thèque, le référentiel recommande une conservation jusqu’à 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu, pour les candidats dont le profil intéresse l’employeur, sauf opposition de leur part ou pour ceux qui y ont consenti.

    Portée : Page Recrutement du référentiel ; page CNIL du 30 janvier 2023, qui demande aussi que le candidat en soit informé.

    Réserve : Recommandation, non obligation.

  • Fait lu. La fiche générale de la CNIL, datée du 2 avril 2026, donne en exemple qu’un candidat non retenu est conservé pendant 2 ans maximum en base active, sauf demande d’effacement, ce qui diffère de la ligne du référentiel pour le dossier de candidature.

    Portée : Comparaison de deux documents de la CNIL.

    Réserve : La fiche donne un exemple général, le référentiel une ligne détaillée.

  • Notre avis. Suivre le référentiel plutôt que la fiche générale pour le candidat non retenu est notre lecture : il est spécialisé et distingue le dossier de la CV-thèque.

    Portée : Employeurs français du secteur privé.

    Réserve : La CNIL n’a pas publié, dans ce que nous avons lu, d’explication de cet écart.

  • Fait lu. Le référentiel indique pour le bulletin de paie 1 mois en base active après transmission, 5 ans en archivage, et pour un bulletin électronique une disponibilité pendant 50 ans ou jusqu’à l’âge de la retraite augmenté de 6 ans, ainsi que 3 ans pour les actions en paiement des salaires.

    Portée : Ligne Gestion et édition des bulletins de paie.

    Réserve : Le référentiel de gestion du personnel de 2019-2022 mentionne seulement 50 ans pour la version dématérialisée ; nous reprenons le document le plus récent.

  • Fait lu. Le référentiel indique pour le registre unique du personnel une conservation le temps de la présence dans les effectifs puis 5 ans à compter du départ, et pour la déclaration sociale nominative et l’assiette des cotisations 6 ans à compter de la date à laquelle les éléments ont été établis ou reçus.

    Portée : Articles R. 1221-26 du code du travail et L. 243-16 du code de la sécurité sociale, cités par le référentiel.

    Réserve : Le référentiel distingue les mentions du registre et le registre en tant que document.

  • Fait lu. Le référentiel indique pour le récapitulatif du temps de travail une conservation jusqu’au bulletin de la période, puis un an ou la période de référence, et trois ans pour les salariés au forfait.

    Portée : Articles D. 3171-16 et L. 3245-1 du code du travail, cités par le référentiel.

    Réserve : Mise en page dense, à contrôler sur le document.

  • Fait lu. Le référentiel recommande 3 mois pour les journaux d’accès hors biométrie, 5 ans s’ils servent au suivi du temps de travail, et retient un mois au plus pour les images de vidéosurveillance, en notant que quelques jours suffisent en règle générale.

    Portée : Page Sécurisation des personnes et des biens.

    Réserve : En cas de procédure, les images sont extraites et conservées dans un autre traitement.

  • Fait lu. Pour les dossiers disciplinaires et prud’homaux, le référentiel prévoit une conservation à compter du début du contentieux, le temps du litige, puis jusqu’à l’épuisement des voies de recours.

    Portée : Page Gestion du contentieux et du précontentieux.

    Réserve : Règle générale, sans conseil sur un litige réel.

  • Fait lu. Selon le référentiel, un archivage intermédiaire nécessaire et justifié suppose une séparation physique ou logique avec la base active et un accès limité à des personnes spécifiquement habilitées.

    Portée : Grille de lecture du référentiel.

    Réserve : Sans objet.

  • Fait lu. L’article 17 du RGPD écarte le droit à l’effacement lorsque le traitement est nécessaire pour respecter une obligation légale ou à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice, et l’article 21 permet de poursuivre un traitement malgré une opposition pour la défense de droits en justice.

    Portée : Article 17, paragraphe 3, points b et e ; article 21, paragraphe 1, dans le texte publié par la CNIL.

    Réserve : Reproduction de la CNIL ; l’opposition ne vise que les traitements fondés sur l’article 6, paragraphe 1, points e ou f.