Votre organisation
Les contraintes qui changent le choix selon votre organisation.
Notre avis sur ce thème : retenez la contrainte réelle qui change votre suivi, sans acheter sur le seul nom du secteur.
Par où commencer : Logiciel RGPD, plateforme de consentement, DPO : quatre achats à ne pas mélanger
Secteur public
- Petite commune : comment répondre à l’obligation de DPO ?Vous êtes secrétaire de mairie. La commune n’a pas de délégué à la protection des données (DPO), ou le sujet revient après un courrier ou un changement d’équipe. Le maire vous demande quoi faire, avec un budget et un temps limités.
- Comment comparer les offres de DPO mutualisé des centres de gestion ?Votre commune ou votre intercommunalité a reçu une grille de DPO mutualisé, parfois deux. Les unités diffèrent : forfait par habitants, tarif à l’heure, budget de la collectivité. Votre assemblée doit délibérer et vous devez expliquer le choix.
- Votre registre public est-il communicable, et comment le préparer ?Votre mairie, votre établissement public ou votre organisme chargé d’une mission de service public reçoit une demande de copie de son registre des traitements. Vous avez un mois, et personne n’a jamais préparé de version à transmettre.
- Collectivité : Madis, logiciel payant ou outil du prestataire ?Votre collectivité a déjà un délégué à la protection des données mutualisé, ou va en avoir un. Un éditeur vous propose un logiciel, un collègue parle de Madis, et vous ne savez pas si la convention couvre déjà ce besoin.
- École ou établissement public : qui décide de l’outil ?Vous enseignez ou vous dirigez une école, un collège ou un lycée publics. Un outil en ligne vous semble utile pour la classe : messagerie, partage de documents, application avec les élèves. Vous ne savez pas qui doit dire oui.
Santé
- Cabinet libéral : que devez-vous faire, et que pouvez-vous ignorer ?Vous exercez en libéral : médecin, infirmière, kinésithérapeute, dentiste ou autre profession de santé. Un démarcheur, un confrère ou une formation vous parle du RGPD. Vous voulez savoir ce qui vous concerne vraiment, sans y passer vos soirées.
- Votre logiciel patient est hébergé : que vérifier ?Votre cabinet ou votre établissement utilise un logiciel patient en ligne, une prise de rendez-vous, une télémédecine ou une sauvegarde externe. Vous lisez « hébergement certifié » dans une plaquette et vous voulez savoir si cela couvre votre service.
- Établissement de santé : quand l’outillage devient-il nécessaire ?Vous êtes délégué à la protection des données d’un hôpital, d’une clinique, d’un établissement médico-social ou d’un EHPAD. Vous tenez tout avec un tableur et un dossier partagé, et la direction vous demande s’il faut acheter un logiciel.
- Dossier médical : quels délais pour répondre à une demande ?Vous tenez le secrétariat d’un cabinet ou le service des relations avec les usagers d’un établissement. Un patient, un proche ou un médecin demande un dossier médical. Vous devez savoir combien de temps vous avez et quoi vérifier avant d’envoyer.
- Laboratoire ou start-up de santé : le cadre change-t-il l’outil ?Vous travaillez dans un laboratoire, une société de biotechnologie, une start-up de santé ou chez un promoteur d’études. Vous devez lancer une recherche ou réutiliser des données de santé, et quelqu’un propose de commencer par un logiciel RGPD.
Ressources humaines
- Ressources humaines : le référentiel de la CNIL suffit-il ?Vous tenez les sujets RH d’une PME. Vous devez écrire les fiches du registre pour la paie, la formation ou les outils de travail, et vous hésitez à payer un logiciel pour cela.
- Combien de temps garder les données RH ?Vous devez remplir la colonne des durées de vos fiches RH, ou répondre à un candidat qui demande pourquoi vous gardez encore son CV. Vous voulez un tableau et savoir ce qui est imposé.
Sous-traitants et éditeurs SaaS
- Éditeur SaaS : quoi faire en premier pour le RGPD ?Vous éditez un logiciel en ligne. Un client vous envoie son premier contrat de sous-traitance ou vous demande votre registre, et rien n’est encore écrit chez vous.
- Éditeur SaaS : comment répondre aux questionnaires clients ?Vos clients vous envoient des questionnaires RGPD, chacun avec son format. Une personne y passe ses journées, et votre équipe se demande s’il faut un outil.
Groupes et multi-entités
- Un seul DPO pour tout le groupe ?Votre groupe compte plusieurs sociétés. Une seule personne s’occupe déjà du sujet ou vous hésitez à en nommer une par filiale, et vous devez trancher entre mutualiser et multiplier.
- Filiales : un registre commun ou un par entité ?Votre groupe consolide ses registres. Les filiales partagent des outils et des pratiques, et vous hésitez entre un document unique, des copies qui divergent et une plateforme multi-entités.
- Quand êtes-vous responsables conjoints, et que faut-il écrire ?Votre organisation monte un traitement avec une filiale, un partenaire ou un prestataire. Un juriste, un client ou un formulaire parle de responsabilité conjointe, et vous devez savoir s’il faut un accord.
Associations et professions
- Association sociale, médico-sociale ou de conviction : qu’est-ce qui change ?Vous dirigez ou administrez une association qui accompagne des personnes fragiles, ou un syndicat, un parti, une organisation religieuse. Vous traitez des données sensibles avec peu de moyens et vous cherchez ce qui s’applique à vous.
- Cabinet d’avocats : analyse d’impact, DPO ou logiciel, que faut-il vraiment ?Vous exercez seul ou dans un petit cabinet. Vous avez entendu que les avocats étaient largement dispensés, ou au contraire un éditeur vous explique qu’il vous faut sa plateforme.