Suivre les demandes de droits sans logiciel, c’est tenable jusqu’où ?
Pour qui : Votre organisation reçoit quelques demandes d’accès, d’effacement ou d’opposition et les traite par courriel. Vous voulez savoir si un journal suffit et ce qu’il doit contenir.
C’est tenable tant qu’une boîte dédiée reçoit les demandes, qu’un journal note chaque échéance et qu’aucune ne se perd. N’achetez rien à ce stade : le RGPD fixe un délai d’un mois, prolongeable de deux si vous prévenez la personne dans le premier mois, et n’impose aucun outil.
Testez un outil quand vous dépassez une demande par semaine sur six mois, quand une même demande mobilise plusieurs services, ou quand des échéances passent encore après que vous avez fixé une règle interne de transmission. Le seuil d’une demande par semaine est notre repère, à éprouver sur vos six mois.
Notre avis
C’est tenable avec une boîte dédiée et un journal à six colonnes, tant qu’aucune échéance ne se perd. Comptez vos demandes sur six mois avant de regarder un outil.
Pourquoi
- Le délai d’un mois se suit dans un fichier, si la date de réception est notée dès l’arrivée.
- Un logiciel ne trouvera pas seul les données dans vos services : le parcours interne reste à construire.
- Les courriers types de la CNIL servent aux demandeurs. Côté organisme, elle donne une procédure, sans outil de suivi.
Ce qui change le choix
Plus d’une demande par semaine, soit plus de 26 sur vos six derniers mois : c’est notre repère, à éprouver sur vos chiffres. Il vaut aussi dès qu’une demande courante mobilise plusieurs services, ou que des échéances passent encore après que vous avez fixé une règle interne de transmission.
L’ordre à suivre
- Quelques demandes, un service : boîte dédiée et journal.
- Échéance passée une fois : répondez, puis réparez le circuit interne.
- Plus d’une demande par semaine, ou plusieurs services à coordonner pour une même demande : testez un outil.
Le journal : six colonnes, et pas davantage
Ce journal sert à démontrer ce que vous avez fait. Une cellule calculée à côté de la date de réception affiche l’échéance d’un mois.
| Colonne | Ce que vous notez | Pourquoi |
|---|---|---|
| Date de réception | Le jour d’arrivée, quel que soit le service qui reçoit | Le délai court à compter de la réception |
| Personne | Un identifiant ou un nom, sans plus | Retrouver le dossier sans recopier ses données |
| Droit | Accès, effacement, opposition, rectification, autre | Les conditions diffèrent selon le droit |
| Vérification | Identité établie, et par quel moyen, sans copie de pièce | La CNIL pose le principe : pas de pièce, sauf doute raisonnable |
| Décision | Réponse, refus motivé ou prolongation, avec le motif et les services sollicités | Un refus se justifie et mentionne les recours |
| Date de réponse | Le jour d’envoi | Comparer à l’échéance |
Ce journal contient lui aussi des données
Fixez sa durée de conservation le jour où vous le créez. Le référentiel CNIL sur les activités commerciales indique que les informations liées à la demande se conservent jusqu’à la suite donnée, et que la réponse peut se garder à titre de preuve dans la limite du délai de prescription applicable. Ce référentiel vise un secteur : pour vos autres traitements, retenez le raisonnement et écrivez votre durée. Il prévoit aussi qu’une pièce d’identité se supprime en principe dès qu’il a été fait droit à la demande.
Comptez six mois de demandes avant de décider
Remplissez le journal à rebours depuis votre messagerie. Regardez le nombre de demandes et l’écart entre échéance et réponse. Pour chaque demande, notez aussi dans la colonne « Décision » les services que vous avez dû solliciter : c’est le second signal de bascule. Un retard causé par un service silencieux appelle d’abord une règle interne : la CNIL demande des procédures qui font remonter les demandes au bon interlocuteur.
Les options gratuites, et leur limite
Si un outil s’impose, faites-lui rejouer une demande anonymisée et vérifiez la sortie de votre historique.
| Option | Ce qu’elle apporte | Limite lue |
|---|---|---|
| Fiche CNIL sur le droit d’accès | Une procédure en quatre étapes | Datée du 13 juin 2017, centrée sur l’accès, sans suivi |
| Courriers types de la CNIL | Des modèles pour les demandeurs | Inutiles pour suivre vos réponses |
| Madis, logiciel libre | L’éditeur annonce un registre des demandes et une alerte sur une demande non traitée | Serveur à exploiter ; alerte en module optionnel |
| Witik, offre Starter | L’éditeur affiche un quota de 10 demandes par an | Formats d’export non trouvés |
Limites de cette page
Le seuil d’une demande par semaine n’a été éprouvé sur aucun cas réel : aucun outil n’a été essayé. L’accès au dossier médical relevant de l’article L. 1111-7, auprès du professionnel ou établissement de santé concerné, suit un délai propre de 8 jours, au plus tôt après 48 heures, ou de 2 mois notamment pour des informations médicales de plus de cinq ans. Ce régime ne s’étend pas à toute donnée de santé.
Prochaine action
Créez le journal avec ces six colonnes et fixez sa durée de conservation. Remplissez-le à rebours sur six mois, puis comptez vos demandes et les services sollicités. Si la demande vise un dossier médical relevant de l’article L. 1111-7 auprès du professionnel ou établissement concerné, appliquez d’abord ce régime particulier.
Preuves et sources
Lu le 5 novembre 2026 : les articles 12 et 15 du RGPD dans le texte publié par la CNIL ; la fiche CNIL sur le droit d’accès, datée du 13 juin 2017 ; les courriers types de la CNIL ; le référentiel CNIL sur la gestion des activités commerciales ; la documentation de Madis ; la page de tarifs de Witik.
Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun outil n’a été testé. Notre méthode
Fait lu. L’article 12 du RGPD impose d’informer la personne des mesures prises dans les meilleurs délais et au plus tard dans un mois à compter de la réception, délai prolongeable de deux mois au besoin si la personne est informée de la prolongation et de ses motifs dans le premier mois.
Portée : Demandes fondées sur les articles 15 à 22.
Réserve : Prolongation liée à la complexité et au nombre de demandes. Texte reproduit par la CNIL.
- CNIL : CHAPITRE III - Droits de la personne concernée | CNIL Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.
Déclaration de l’éditeur. La CNIL demande de mettre en place un parcours interne efficace pour traiter les demandes de droit d’accès, avec des procédures qui les font remonter au bon interlocuteur.
Portée : Fiche datée du 13 juin 2017, lue le 5 novembre 2026.
Réserve : La fiche porte sur le droit d’accès.
- CNIL : Professionnels : comment répondre à une demande de droit d’accès ? | CNIL Page datée du 13 juin 2017. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. Selon la CNIL, une pièce d’identité n’est pas à demander par principe, sauf doute raisonnable, et un refus de répondre se motive avec l’indication des voies et délais de recours.
Portée : Fiche sur le droit d’accès.
Réserve : Le niveau de vérification varie selon la demande et le contexte.
- CNIL : Professionnels : comment répondre à une demande de droit d’accès ? | CNIL Page datée du 13 juin 2017. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. Le référentiel CNIL sur les activités commerciales indique que les informations liées à une demande de droits peuvent se conserver jusqu’à la suite donnée, que la réponse peut se garder à titre de preuve dans la limite du délai de prescription applicable, et que les pièces d’identité se suppriment en principe dès qu’il a été fait droit à la demande.
Portée : Référentiel sectoriel de gestion des activités commerciales.
Réserve : Transposer ce raisonnement à d’autres traitements relève de notre avis. Exceptions de preuve prévues pour les pièces.
- CNIL : Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion des activités commerciales Date non relevée dans le document. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre calcul ou déduction. Les courriers pour agir de la CNIL s’adressent aux personnes qui exercent leurs droits ; dans ce que nous avons lu le 5 novembre 2026, nous n’avons trouvé aucun outil public de suivi des demandes reçues par un organisme.
Portée : Outils publics recensés dans notre lecture.
Réserve : Une absence constatée ne prouve pas l’inexistence.
- CNIL : Les courriers pour agir | CNIL date non trouvée sur les pages lues le 5 novembre 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- CNIL : Professionnels : comment répondre à une demande de droit d’accès ? | CNIL Page datée du 13 juin 2017. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- CNIL : Exercer son droit d'accès | CNIL date non trouvée sur les pages lues le 5 novembre 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Déclaration de l’éditeur. La documentation de Madis annonce un registre des demandes et, dans un module optionnel de notifications, une alerte pour une demande non traitée depuis un certain temps.
Portée : Documentation utilisateur.
Réserve : Logiciel non essayé, hébergement à votre charge.
- Soluris (projet Madis) : Présentation — Documentation Madis date non trouvée sur les pages lues le 5 novembre 2026. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Fait lu. L’offre Starter de Witik affiche jusqu’à 10 demandes de droits par an, avec le filtre PME et une entité, lu le 5 novembre 2026.
Portée : Page de tarifs RGPD.
Réserve : Offre non essayée.
- witik.io : Tarifs logiciel RGPD | Witik non trouvée. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.
Fait lu. Pour l’accès au dossier médical relevant de l’article L. 1111-7 auprès des acteurs de santé concernés, la communication intervient dans les 8 jours, au plus tôt après 48 heures ; le délai est de 2 mois pour des informations médicales de plus de cinq ans ou dans le cas de saisine de la commission départementale des soins psychiatriques prévu par ce texte.
Portée : Accès aux informations médicales visées par l’article L. 1111-7 ; pas toute donnée de santé.
Réserve : D’autres cas particuliers du même article restent à examiner selon la demande.
- CNIL : Professionnels : comment répondre à une demande de droit d’accès ? | CNIL Page datée du 13 juin 2017. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
- Légifrance : Article L1111-7 du code de la santé publique En vigueur depuis le 1er novembre 2021 ; version affichée au 5 novembre 2026. Lu le 5 novembre 2026. Document d’origine.
Notre méthode. Le seuil d’une demande par semaine, soit plus de 26 demandes sur six mois, est notre repère à éprouver : aucun texte ne le fixe et aucun outil n’a été essayé.
Portée : Décision de tester un outil. Six mois comptés comme 26 semaines.
Réserve : À ajuster selon la complexité des demandes.
Daté du 5 novembre 2026.
Notre avis. Un logiciel ne trouve pas seul les données dispersées dans les services sans intégration déjà en place, et le journal à six colonnes est notre proposition.
Portée : Organismes qui gèrent les demandes par courriel.
Réserve : Aucun logiciel essayé.
Daté du 5 novembre 2026.