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Quel logiciel RGPD

Changer de plateforme sans perdre vos preuves ?

Pour qui : Vous avez décidé de quitter votre plateforme RGPD, ou le contrat se termine à une date connue. Vous devez tout passer dans le nouvel outil sans perdre l’historique dont vous pourriez avoir besoin pour répondre à la CNIL.

Oui, à condition de travailler à rebours de la date de fin du contrat de l’ancien outil. Figez d’abord une archive datée. Reprenez ensuite vos données, vérifiez un échantillon, tenez les deux outils peu de temps, et gardez l’accès à l’ancien après la bascule.

Si l’ancien outil ferme rapidement, inversez les priorités : exportez tout immédiatement, la qualité de la reprise viendra après. Aucune page de la CNIL que nous avons lue n’impose d’archiver les versions passées du registre. C’est notre conseil, pour pouvoir répondre sur ce qui existait à une date donnée.

Notre avis

Prévoyez la bascule à rebours de la date de fin du contrat de l’ancien outil, jamais à partir de la date de signature du nouvel outil. Gardez une archive datée, vérifiez un échantillon, tenez les deux outils peu de temps et conservez l’accès à l’ancien après la date de fin si le contrat le permet.

Pourquoi

  • La récupération après la fin va de 30 à 60 jours dans les textes lus, et l’un d’eux parle de suppression sous 2 mois au plus. Aucune de ces durées ne vaut pour votre contrat sans vérification.
  • L’article 28 prévoit la suppression ou le renvoi des données au terme de la prestation, sans fixer de format ni de délai. Votre contrat doit le dire.
  • Ce que vous devrez peut-être montrer dépasse le registre : analyses d’impact, contrats, violations, preuves de consentement.
  • L’archive reste notre avis : aucune page de la CNIL lue ne l’impose. Elle s’appuie sur votre devoir de démontrer le respect des règles (articles 5 et 24).

Ce qui change le choix

Une fermeture rapide de l’ancien outil supprime la double tenue et avance l’archive au jour même. Une reprise contractualisée par l’outil d’arrivée allège la vérification, sans l’annuler.

L’ordre à suivre

  1. Date de fin connue, plusieurs mois devant vous : déroulez le calendrier à rebours complet.
  2. Moins d’un mois : archive complète immédiate, reprise ensuite.
  3. Accès déjà perdu : réclamez vos données en vous appuyant sur le contrat et l’article 28.

Le calendrier inverse

J est la date de fin du contrat de l’ancien outil, telle qu’elle figure dans votre contrat. Si vous disposez d’une période de récupération, ne la comptez pas comme une marge. Ces durées sont les nôtres, à resserrer si J est proche.

  1. J moins 90 : relevez dans le contrat la date de fin, la fenêtre de récupération et ce qui est supprimé. Si le texte ne dit rien, demandez par écrit le format et le délai, en citant le renvoi prévu par l’article 28.
  2. J moins 75 : dressez l’inventaire de ce qui doit sortir. Registre, analyses d’impact, transferts, mentions, demandes, contrats, violations, preuves de consentement. La liste de la CNIL n’est pas limitative.
  3. J moins 60 : exportez une première fois, en format complet et en format réutilisable. Chez Dastra, le format Article 30 omet par exemple les bases légales. Contrôlez aussi les plafonds de fiches.
  4. J moins 50 : reprenez un échantillon dans l’outil d’arrivée. Choisissez dix fiches chargées, comparez dates, statuts et relations.
  5. J moins 30 : reprenez tout et vérifiez un second échantillon. Notez ce qui a été perdu dans un court procès-verbal daté.
  6. J moins 21 : ouvrez la double tenue, pour 15 jours au plus. Un seul outil fait foi par fiche. Les nouvelles écritures vont dans le nouvel outil.
  7. J moins 3 : faites l’export final et figez l’archive. Lecture seule, accès restreint, date visible, durée fixée.
  8. J et après : gardez l’accès à l’ancien tant que le contrat le permet, puis demandez la confirmation de suppression. Selon l’article 28, le sous-traitant supprime ou renvoie les données selon votre choix.

La fenêtre de récupération n’est pas la même partout

Ces textes montrent l’écart et la formulation à chercher dans le vôtre. Ils ne remplacent pas votre contrat.

Après la fin du contrat, selon les textes lus le 5 novembre 2026
TexteCe qu’il prévoitRéserve
EQS Group, conditions France de juin 2026Téléchargement en libre-service jusqu’à 30 jours après la fin, puis suppression, avec confirmation sur demandeFormat décrit comme conforme aux standards du secteur, sans liste.
Legiscope, conditions du 31 août 2026Récupération pendant 30 jours après la transition. Compte conservé par courtoisie jusqu’à 12 mois, sans engagementSuppression possible dès la fin de la récupération.
OneTrust, présentation de ses conditionsExport ou suppression jusqu’à 60 jours après la finTexte qui indique ne faire partie d’aucun contrat.
Dastra, foire aux questions tarifsPlus d’accès à l’expiration, données supprimées dans un délai raisonnable de 2 mois au plusConditions générales de vente non trouvées.

Ce qui ne doit pas s’arrêter pendant la bascule

Une demande de droits ouverte garde son délai : un mois à compter de la réception selon l’article 12, prolongeable dans les conditions qu’il prévoit. Avant la double tenue, listez les demandes ouvertes et décidez où chacune se termine. Évitez de déplacer une demande en cours.

La documentation des violations sert à la vérification par l’autorité (article 33). Gardez-la lisible, avec ses dates d’origine, même si l’outil d’arrivée ne les reprend pas.

Si certains traitements reposent sur le consentement, vous devez pouvoir démontrer qu’il a été donné (article 7). Quand ces preuves se trouvent dans une plateforme de consentement ou un module à part, sortez-les aussi.

L’archive contient des noms de contacts : gardez-la séparée, avec un accès réservé à des personnes habilitées, et fixez sa durée. La CNIL décrit cette séparation pour l’archivage intermédiaire. Nous vous conseillons d’en reprendre la logique, et le choix de la durée vous appartient.

Limites de cette page

Aucune migration réalisée. Aucune page lue ne fixe de durée pour une archive de registre, ni de calendrier de bascule : les durées en jours sont des repères. Les textes cités sont datés et peuvent ne pas être ceux de votre contrat. Nous n’avons pas lu ce que deviennent les anciens contrats Data Legal Drive repris par EQS Group.

Prochaine action

Inscrivez J dans le tableau du calendrier, puis écrivez à l’éditeur actuel pour confirmer la date de fin, le format d’export et le délai de suppression. Si J est à moins d’un mois, exportez tout dès aujourd’hui.

Preuves et sources

Lu le 5 novembre 2026 : les conditions d’EQS Group pour la France et de Legiscope avec sa page de portabilité, la présentation des conditions de OneTrust, la foire aux questions tarifs et le guide d’export de Dastra, les articles 5, 7, 12, 24, 28 et 33 du RGPD publiés par la CNIL, et les pages de la CNIL sur la documentation de conformité et les durées de conservation.

Chaque élément ci-dessous dit s’il s’agit d’un fait lu dans une source, d’une déclaration d’éditeur, de notre calcul, de notre méthode ou de notre avis. Aucun outil n’a été testé. Notre méthode

  • Fait lu. Les conditions d’EQS Group pour la France permettent de télécharger les données dans un format conforme aux standards du secteur jusqu’à 30 jours après la fin du contrat, puis prévoient leur suppression, avec confirmation à la demande du client.

    Portée : Article 5.6 du document daté 260602.

    Réserve : Formats non listés.

  • Fait lu. Les conditions de Legiscope prévoient une récupération de 30 jours calendaires après la transition, et ses textes décrivent une conservation de courtoisie jusqu’à 12 mois, non garantie, avec suppression possible après la période de récupération.

    Portée : Conditions du 31 août 2026 et accord de sous-traitance.

    Réserve : Un texte antérieur reste en ligne.

  • Déclaration de l’éditeur. OneTrust présente un export ou une suppression jusqu’à 60 jours après la fin, puis la suppression, dans un texte qui indique ne faire partie d’aucun contrat.

    Portée : Centre juridique de OneTrust.

    Réserve : Contrat non lu.

    • OneTrust : OneTrust Legal Center Master Terms v5.2 indiquée courante, effective le 31 mars 2025 ; PDF non extrait. Lu le 5 novembre 2026. Déclaration de l’éditeur.

  • Déclaration de l’éditeur. La foire aux questions tarifs de Dastra indique qu’à l’expiration sans renouvellement l’accès cesse et que les informations sont supprimées dans un délai raisonnable de 2 mois au plus.

    Portée : Page tarifs de Dastra.

    Réserve : Conditions générales de vente non trouvées.

  • Fait lu. L’article 28 du RGPD prévoit que le sous-traitant supprime les données ou les renvoie au terme de la prestation selon le choix du responsable, sauf obligation de conservation, sans fixer de format ni de délai.

    Portée : Article 28, paragraphe 3, point g.

    Réserve : Texte publié par la CNIL.

  • Fait lu. La CNIL cite, dans une liste introduite par « notamment », le registre, les analyses d’impact, l’encadrement des transferts, les mentions d’information, les contrats, les procédures de violation et les preuves de consentement.

    Portée : Page CNIL du 28 juin 2018.

    Réserve : Page ancienne.

  • Notre calcul ou déduction. Sur les pages CNIL lues, aucune phrase n’impose d’archiver les versions antérieures du registre ni ne fixe de durée de conservation, la CNIL parlant d’un document interne et évolutif.

    Portée : Pages CNIL lues le 5 novembre 2026.

    Réserve : Absence constatée dans ces pages.

  • Fait lu. Le responsable du traitement doit être en mesure de démontrer le respect des principes (article 5) et que le traitement est effectué conformément au règlement (article 24).

    Portée : Responsables du traitement.

    Réserve : Aucun format ni durée fixés.

  • Fait lu. L’article 12 donne un mois à compter de la réception pour informer la personne des mesures prises, délai prolongeable dans ses conditions, et l’article 33 prévoit une documentation des violations permettant la vérification par l’autorité.

    Portée : Articles 12 et 33, paragraphe 5.

    Réserve : Durée de conservation non fixée dans les passages lus.

  • Fait lu. Si le traitement repose sur le consentement, le responsable doit pouvoir démontrer que la personne l’a donné, selon l’article 7.

    Portée : Traitements fondés sur le consentement.

    Réserve : Sans objet pour une autre base légale.

    • CNIL : CHAPITRE II - Principes | CNIL texte du RGPD publié par la CNIL, sans date de consolidation relevée. Lu le 5 novembre 2026. Reproduction par un tiers, à confirmer sur le texte officiel.

  • Notre avis. La CNIL décrit, pour l’archivage intermédiaire, une séparation avec la base active et un accès réservé à des personnes spécifiquement habilitées ; appliquer cette logique à l’archive d’un registre est notre conseil.

    Portée : Page CNIL du 2 avril 2026.

    Réserve : La page ne vise pas spécifiquement l’archive d’un registre.

  • Notre méthode. Le calendrier en jours, le nombre de dix fiches et la durée de double tenue de 15 jours sont des repères de méthode, sans valeur légale.

    Portée : Migration d’un logiciel de gouvernance.

    Réserve : À resserrer si la date de fin est proche.

    Daté du 5 novembre 2026.